God kontorkaffe begynner med det dere faktisk trenger: en smak kollegene liker, kaffe som passer utstyret, og en bestilling som dekker forbruket. Før dere velger leverandør, er det nyttig å avklare disse tre tingene.
Hvilken kaffe passer til kontoret?
Start med hvordan kaffen serveres. Drikker dere mest svart traktekaffe, bruker dere en helautomatisk maskin, eller lager dere espresso og melkedrikker? Be om råd for det aktuelle utstyret og det konkrete kaffepartiet. Opprinnelsesland alene forteller ikke hvordan en kaffe vil fungere i maskinen deres.
Smak gjerne sammen med noen av dem som bruker kaffen daglig. Test den slik den faktisk skal serveres, både svart og med melk hvis begge deler er vanlig. Noter hva dere liker, og sammenlign med kaffen dere bruker nå. Det gir et bedre grunnlag enn å velge bare ut fra ord som «premium» eller «kraftig».
Kapalaj tilbyr kaffe fra Guatemala. Utforsk kaffeutvalget, eller kontakt oss om kaffe til bedriften for å avklare hvilke alternativer som er aktuelle.
Hvor mye kaffe trenger dere?
Regn fra antall kopper og doseringen dere faktisk bruker. Her er et eksempel, med 15 gram kaffe per kopp som regneforutsetning, ikke som en oppskrift for alle maskiner:
Sveip tabellen sidelengs for å se alle kolonnene.
| Forutsetning | Eksempel |
|---|---|
| Ansatte som drikker kaffe | 10 |
| Kopper per ansatt per dag | 2 |
| Arbeidsdager per uke | 5 |
| Kopper per uke | 100 |
| Kaffe per kopp i eksemplet | 15 gram |
| Beregnet ukesforbruk | 1,5 kg |
Beregningen er 10 × 2 × 5 × 15 gram = 1 500 gram. Møter, gjester og kaffe som helles ut kommer i tillegg. Hjemmekontor og ferie kan redusere behovet. Kontroller derfor beregningen mot en vanlig uke før dere gjør den til en fast bestilling.
Sammenlign kostnad per kopp
Kilosprisen blir lettere å vurdere når den knyttes til doseringen:
Kaffekostnad per kopp = kilospris × gram per kopp ÷ 1 000.
Bruk prisen i det faktiske tilbudet. Sammenlign priser på samme grunnlag, og ta med frakt, eventuelle maskin- og servicekostnader og svinn når dere vurderer totalen. Formelen over gjelder selve kaffen.
Hva bør dere avklare med leverandøren?
- Hvilke bønner passer til bryggeutstyret og smaken dere ønsker?
- Hvilke pakningsstørrelser og mengder er tilgjengelige?
- Hva er forventet leveringstid og fraktkostnad?
- Hvilken informasjon følger med om opprinnelse, brenning og oppbevaring?
- Hvordan håndteres endringer i bestilling, ferie og eventuelle reklamasjoner?
- Hvis dere ønsker faste leveranser: tilbys det, og hvilke vilkår gjelder?
Be om konkrete svar. Betegnelser som «spesialkaffe» eller «direkte handel» erstatter ikke informasjon om produktet, leveringen og avtalen.
Gjør kaffevalget enkelt å følge opp
Utpek én person som følger med på forbruket og bestillingen. Skriv ned hvilken kaffe dere bruker, hva dere betaler og når det er på tide å bestille igjen. Etter noen uker kan dere vurdere om smaken fungerer for kollegene og om mengden stemmer.
Vil dere undersøke kaffe fra Guatemala til kontoret? Kontakt Kapalaj med antall kaffedrikkere, bryggeutstyr og omtrentlige mengder. Da kan vi avklare tilgjengelighet og bestilling ut fra deres behov.
Sammenligne kaffeleverandører til bedrift
Bruk samme ukeforbruk og utstyr når dere ber om tilbud. Fyll ut denne malen for hver leverandør, så blir forskjellene lettere å vurdere:
Sveip tabellen sidelengs for å se alle kolonnene.
| Punkt | Hva dere bør få oppgitt |
|---|---|
| Kaffen | Produkt, pakningsstørrelse og hele bønner eller kverning |
| Kostnad | Pris per kilo, frakt og eventuelle øvrige kostnader |
| Avtalen | Minstebestilling, levering, binding og oppsigelse |
| Utstyret | Om tilbudet gjelder bare kaffe eller også maskin og service |
| Dokumentasjon | Opprinnelse og eventuelle sertifikater for produktet |
| Smak | Hvordan kaffen fungerer i deres utstyr og med deres servering |
Det finnes ikke én leverandør som er best for alle kontorer. Sammenlign skriftlige tilbud og la dem som drikker kaffen prøve den med samme oppskrift. Hold kostnaden for kaffe og kostnaden for maskin eller service adskilt.
Bruker dere automat, les om kaffebønner til kaffemaskin. Har dere en manuell maskin, se bønner til espresso. For spørsmål om opprinnelse og miljøpåstander kan dere bruke sjekklisten for dokumentasjon.
